Raad en raadsgriffie

De gemeenteraad is naar buiten gericht, helder in processen en rolverdeling, kent goede persoonlijke verhoudingen, wil inhoudelijk scherpe debatten en is besluitvaardig en transparant over compromissen. Daarbij gelden de volgende principes:
de gemeenteraad stuurt aan de voorkant en controleert aan de achterkant
er is een heldere rolverdeling raad-college
de raad is integer en controleerbaar
er is een open kanaal raadsleden-ambtenaren
iedereen burger, bedrijf of instelling die wil, kan meedoen, open en laagdrempelig
er is sprake van een efficiënte en effectieve werkwijze

Doelstelling griffie
De griffie streeft naar optimale ondersteuning van de Gemeenteraad en de individuele raadsleden bij hun uitvoering van de taken op het gebied van Volksvertegenwoordiging Vaststelling van kaders Uitoefenen van controle Met optimaal bedoelen wij: klantgericht, tijdig, objectief en effectief, waarbij kosten en baten met elkaar in evenwicht zijn.

Vergaderstructuur
Voorwaarde voor een transparant besluitvormingsproces is een heldere, effectieve en efficiënte vergaderstructuur. Voorgesteld wordt om ook in de nieuwe bestuursperiode door te gaan met het Raadsplein. Dus met informatierondes, meningsvormende rondes en besluitvormingsrondes. Wel zal als een continu proces de doorontwikkeling van het Raadsplein op de agenda worden gezet. En uiteraard zal de nieuwe raad zijn eigen accenten zetten.
Belangrijk streven in de nieuwe raadsperiode zal zijn om de raad nog meer dan tot nu toe in contact te brengen en te krijgen met de stad. Communicatie, met name ook via social media, is daarbij van belang.
Bij het bovenstaande zal de griffie de raad adviseren, ondersteunen en faciliteren.

Niveau handhaven en waar mogelijk versterken.

Kwaliteit van de vergaderstructuur is gehandhaafd. Aan de doorontwikkeling is gewerkt met name als het gaat om de invulling en verdieping van de informatieronde van het raadsplein.

Presidium / Agendacommissie / Werkgevers-commissie / Afstemmingscomite / Reken-kamercommissie
Voor het goed functioneren van de raad en de vergaderstructuur is uiteraard in eerste instantie de raad zelf verantwoordelijk. Daarnaast is er een taak weggelegd voor het Presidium en de Agendacommissie.
De Agendacommissie is belast met:

• het voorbereiden van de agenda's
• het opstellen van een vergaderrooster
• het rapporteren en adviseren aan het Presidium over de werkwijze van het Raadsplein.

Het Presidium heeft de volgende taken:

• het aansturen van het functioneren van de raad -het opstellen van een jaarprogramma voor de raad -het voorbereiden van de begroting van de raad en griffie De raad is formeel de werkgever van de griffie. Vanuit de raad neemt de werkgeverscommissie, bestaande uit 3 raadsleden, de werkgeverstaken op zich.

De Rekenkamercommissie heeft tot taak het uitvoeren of doen uitvoeren van beleidsevaluatieonderzoeken, gericht op doelmatigheid en doeltreffendheid. Naar de samenstelling van de Rekenkamer zal opnieuw worden gekeken.
Het Afstemmingscomite heeft tot taak om zorg te dragen voor de afstemming en coördinatie van de processen, die gericht zijn op de controle binnen de gemeente, zoals vastgelegd in de wet en de verordeningen. Ook heeft het Afstemmingscomite de taak
zorg te dragen voor de aansturing van het jaarlijkse proces van de accountantscontrole en de beleidscyclus te evalueren.
De griffie ondersteunt deze gremia vanuit de raad bij haar vergaderingen en activiteiten.

Niveau van de werkwijze en de aansturing handhaven en waar mogelijk versterken.

Voor het goed functioneren van de raad en de vergaderstructuur, incl besluitvorming is het van belang dat 'aanpalende' gremia, zoals het presidium, de agendacommissie, het afstemmingscomite en de rekenkamercommissie hun werkzaamheden goed kunnen vervullen. Na de verkiezingen zijn genoemde gremia in nieuwe samenstelling hun werkzaamheden gestart.Door ziekte op de griffie zijn sommige gremia wat later gestart of is er soms iets minder ondersteuning geweest, maar over het geheel genomen zijn de benodigde werkzaamheden naar tevredenheid uitgevoerd, ondersteund vanuit de griffie.

Nieuwe Gemeenteraad
Op 19 maart 2014 zijn er gemeenteraadsverkiezingen.
Voor, tijdens en na de verkiezingen zullen diverse activiteiten plaatsvinden, die in het teken van de verkiezingen staan. Doel is de Zwolse kiezer voor te lichten, de kandidaten te faciliteren en de nieuwe raad een goede start te geven.
In samenwerking met bureau Verkiezingen, de afdeling Communicatie en de Concernstaf zal de Griffie dit proces begeleiden en faciliteren. Hiertoe is een Regiegroep in het leven geroepen onder voorzitterschap van de burgemeester.
De te ondernemen acties zijn en worden besproken in het Presidium de komende maanden.
Het gaat hierbij om opkomstbevorderende maatregelen, het organiseren van debatten en de uitslagenavond.

Minimaal de opkomst van 2010 evenaren (54,3%)

Er zijn diverse opkomstbevorderende maatregelen uitgevoerd, zoals de presentatie van lijsttrekkers, het organiseren en faciliteren van verkiezingsdebatten, het benaderen van o.a. jongeren via social media en de organisatie van een slotdebat. Met name deze laatste activiteit in het net vernieuwde Hedon heeft veel mensen getrokken.
Momenteel wordt onderzocht door de Universiteit van Tilburg of  en zo ja welk effect opkomstbevorderende maatregelen nu echt hebben. Aan dit onderzoek doen een aantal grote gemeenten, waaronder Zwolle, mee.
Wat betreft de gestelde norm: het opkomstpercentage in 2014 was 58,17%

Inwerkprogramma nieuwe raad
Om de nieuwe raad goed van start te laten gaan zal door de griffie in samenwerking met de ambtelijke organisatie en met externen een inwerkprogramma worden aangeboden.
Cultuur in de raad
Bij het aantreden van de nieuwe raad is het van belang veel aandacht te besteden aan cultuuraspecten. Hieronder wordt verstaan de waarden en normen, die de raadsleden hanteren bij het raadswerk. Het gaat hierbij om goede sfeer, omgangsvormen en collegialiteit. Niet in de laatste plaats ten dienste van een goede uitstraling naar buiten. In dat kader zal vanaf het begin af aan ook blijvende aandacht worden geschonken aan het thema integriteit.

Nieuwe raadsleden op een goede manier inwerken door hen zowel met interne zaken als met beleid en de stad te laten kennismaken

Er is een inwerkprogramma opgesteld voor de nieuwe raad, waarbij naast interne zaken, waaronder integriteit, ook een aantal bezoeken hebben plaatsgevonden in de stad. Beleidsdossiers zijn doorgenomen.

Doorontwikkeling digitalisering
Het zo maximaal papierloos vergaderen zal worden gecontinueerd. Wel zal bezien worden of aansluiting kan worden gevonden bij het nieuw in te voeren digitale systeem, waarmee college en ambtelijke organisatie gaat werken. Mochten er voordelen aan dit nieuwe systeem zitten en er kostenneutraal kan worden overgestapt, dan zou dit kunnen worden gerealiseerd m.i.v. de nieuwe raadsperiode. Eind 2013 zal een voorstel aan het Presidium worden voorgelegd. Mocht worden besloten om over te stappen, dan zal de griffie dit proces faciliteren naar de raadsleden.

Mocht besloten worden over te stappen op een nieuw digitaal systeem, dit zo geruisloos en makkelijk mogelijk in te voeren voor raadsleden.

Begin 2014 is besloten, uit kostenoverwegingen, over te stappen van Notubiz op Ibabs. De overstap heeft plaatsgevonden bij de wisseling van de raad. Door individuele begeleiding is de overgang  soepel verlopen.

Decentralisaties
De decentralisatie van de jeugdzorg, de AWBZ en de Participatiewet staat er aan te komen. Er is nog veel onduidelijkheid, met name met betrekking tot de financiën, maar duidelijk is dat de gemeente op dit terrein meer taken en bevoegdheden gaat krijgen. Dat betekent ook het nodige voor de raad. Eind 2013 en begin 2014 zal daarom geïnvesteerd worden in kennisvergaring over deze onderwerpen. Potentiële nieuwe raadsleden zullen ook in de gelegenheid worden gesteld hieraan deel te nemen

Goede inwerking en voorbereiding op de decentralisatiedossiers, zodat eind 2014 de juiste besluiten kunnen worden genomen.

Heel 2014 heeft in het teken gestaan van de decentralisaties. Voor zittende en nieuwe raadsleden is gezorgd voor een goede kennisvergaring. Met name de door de raad gevraagde bijpraatsessies hebben hier aan bijgedragen.

Andere overheid
Niet alleen, maar zeker mede door de financiële crisis, is er discussie ontstaan over de rol van de overheid en dus ook van de gemeenten en de gemeenteraden. Dit speelt ook in Zwolle. College en raad hebben al een eerste verkenning op dit terrein gedaan als het gaat om de vastgoedmarkt aan de hand van de notitie Van Programmeren naar Stimuleren. Deze discussie zal de komende maanden verder gevoerd moeten worden en verbreed worden naar ook andere beleidsterreinen.

Een discussie opstarten over de toekomstige rol van de raad.

Eind 2013, begin 2014 heeft de raad dit onderwerp besproken aan de hand van het rapport Loslaten in vertrouwen van de Raad voor het Openbaar Bestuur. Dit heeft geleid tot een document voor de nieuwe raad.